Gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp có thể giải quyết việc nhanh chóng hơn. Trong quá trình trao đổi, chúng ta có thể dễ dàng đánh giá cảm xúc của đối phương (giọng nói, biểu cảm) để điều chỉnh cách giao tiếp, từ đó dễ đạt được kết quả mong muốn.

Tuy nhiên, công việc của chúng ta đôi khi bắt buộc phải sử dụng email. Viết email như thế nào để mang lại hiệu quả tương đương?

4 lưu ý khi viết email

1. Mục tiêu email

Nên xác định mục tiêu mà muốn đạt được trong mỗi email

• Hẹn gặp mặt
• Trình bày thông tin và tìm kiếm sự đồng ý từ đối tác
• Từ chối
• …

Mỗi email chỉ nên tối đa 2 mục tiêu để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt và phản hồi.

2. Đối tượng đọc email

Mỗi người có tính cách khác nhau và cũng có thói quen đọc email khác nhau. Hiểu được đối tượng đọc sẽ giúp chúng ta viết hiệu quả hơn. Vd:

• Đối tượng đọc email là C-level, mỗi ngày đều nhận rất nhiều email và hầu như rất ít thời gian để đọc. Vậy email nên ngắn gọn hết sức có thể.
• Đối tượng đọc email là người Việt Nam, vậy có nhất thiết phải viết email bằng tiếng Anh trong khi mọi người đều có thể dễ dàng cảm nhận Tiếng Việt.
• Tuổi tác, địa vị, mức độ thân thiết cũng quyết định giọng văn (trang trọng, thân thiện, …)

Đặt mình vào người đọc để tự hỏi khi đọc email của mình, họ cảm thấy như thế nào, có hiểu được nội dung không, có còn thắc mắc gì sau khi đọc không.

3. Tích cực và hiệu quả